Как списать подотчет: налоговые риски и правила для директора
Накопить в подотчете несколько миллионов и не знать куда его девать — это уже сложившаяся практика как для малого, так и для среднего и крупного бизнеса. Причем такие суммы числятся, как правило, под отчетом у руководителей. Что делать в такой ситуации?
Прежде всего, лучше не доводить ситуацию до критической. И тут есть несколько правил, которым в первую очередь должен следовать главбух (и директору их почитать не помешает):
- Деньги выдаются только под конкретные цели — на командировку, покупку мебели, материалов, оплату услуг (например, автостоянки для рабочих авто) или представительских расходов. Нельзя выдавать их просто так или потому что директору срочно надо оплатить турпоездку любовнице.
- Сумма, выдаваемая под отчет, должна быть обоснована. Нельзя — 1,5 миллиона на командировку в Замкадьевск для подписания договора на 2 дня. Можно — 5 000 — на ГСМ, 2 000 — суточные, 3 000 — на проживание и т. п. — всего 15 000 рублей. Т.е. надо выдать не абстрактную сумму, а рассчитанную, пусть и примерно, из реальных цен и целей.
- За выданные средства нужно отчитываться. Получили 100 000, отчитались на девяносто, вернули остаток в кассу. Все. Перерасход? Получили и радуемся жизни дальше. Не должно возникать ситуации, когда: а) подотчетник не отчитался вообще, б) отчитался, но не вернул остаток, в) не отчитался или не вернул остаток и снова получил деньги под отчет.
Но если уже поздно пить боржоми — давайте попробуем исправить положение. Хотя на самом деле вам прямая дорога — к налоговым юристам, которые оценят ситуацию и точки зрения налогообложения и со стороны других (неналоговых) рисков.
Если времени в обрез — предлагаем пройти экспресс-аудит вашего бизнеса. Всего за 1,5 часа выясним, что с ним не так.
Как закрыть долг по подотчету
Возврат денег. Ну, логично же — раз взял и не отдаешь, то чтобы избежать неприятностей (например, доначислений НДФЛ и взносов при признании этих сумм доходом, что практикуется у проверяющих из ФНС) лучше отдать.
Только мы с вами понимаем — реальных денег уже может не быть. Они потрачены на какие-то другие нужды. Значит перед тем, как отдать деньги, подотчетник откуда-то их должен взять. Откуда — тут уже есть варианты.
Первый — выплатить дивиденды.
Раз уж мы говорим о том, что сложности с подотчетом обычно у директора, посмеем предположить —- он или единственный учредитель или хотя бы один из участников общества.
Рассчитываем дивиденды — перечисляем, директор радуется балансу счета минут пять и потом переводит средства обратно (или снимает и вносит в кассу) — возвращает подотчет полностью или частично, если повезет, то еще что-то ему останется. И тут дебет с кредитом у бухгалтера полностью сойдется, только есть две проблемы:
- При переводе денег физлицу банк сдерет комиссию. Причем, учитывая суммы под отчетом, явно не маленькую.
- При переводе от директора, тому тоже придется заплатить комиссию. А если сначала директор снимет деньги со своего счета, а потом внесет на счет организации (это обязательно — почему расскажем дальше), то банк на вас просто обогатится.
Между прочим, организации еще НДФЛ нужно будет удержать и заплатить. Т.е., если например, директор Петров должен по подотчету 1 млн, то чтобы этот миллион «закрыть» ему надо начислить 1 млн и 150 тысяч рублей дивидендов — 150 000 — НДФЛ. Налог нужно удержать из дохода физика и перевести ФНС.
А как же взаимозачет, скажете вы? Не надо ничего никуда переводить — просто сочтемся. Этот способ мы считаем рискованным. Во-первых, ФНС любит движение живых денег — чтобы сразу видно, не фантомные миллионы перемещаются, а реальные. Во-вторых, — НДФЛ. Если у директора номинальная зарплата или вообще ее нет, то удерживать налог вы будете долго и упорно (если вообще получится), тут налоговая заволнуется — в отчетах показан большой начисленный доход, дивиденды, а налога не поступило!
Мы обещали объяснить — почему надо обязательно сдавать деньги в банк. Есть Указание ЦБ от 9 декабря 2019 года № 5348-У. В нем четко написано, что и на какие цели можно использовать из кассы. В п. 1 Указания сказано, что расчеты между организациями и ИП между собой, а также с физлицами осуществляются за счет наличных средств, полученных с расчетного счета.
Исключение — выручка и то не для всех случаев. Зарплату выдать из выручки можно, подотчет — да, а вот дивиденды или заем — нет.
Поэтому, когда директор захочет вернуть подотчет в кассу наличными, эти деньги нельзя будет сразу выдать на какие-то другие нужды — под отчет, и даже на зарплату (это же не выручка), а необходимо сначала внести их на счет.
В общем миссия с дивидендами — так себе вариант.
Вариант второй — заем.
Правильно, нет своих денег, чтобы вернуть долг — займи. Только у кого? Можно у своей же организации — она точно не откажет.
Заключаем договор займа (процентного, с беспроцентными возни больше и его часто пытаются переквалифицировать в фактическую выплату дохода). Перечисляем деньги директору на счет. А теперь он может их нам вернуть — заплатить подотчетный долг.
Напоминает схему с дивидендами. Только когда выплачиваем дивиденды, а потом директор нам ими возвращает подотчет, то не остается ничего должен. А если берет заем — должен его вернуть. Хотя...
Долг по займу можно и простить. Потом, как-нибудь. Или выдать с правом востребования через 10 лет, что там еще будет.
Но тут надо помнить о возникающем при прощении долга — НДФЛ и о том, что сделку будут рассматривать по аналогии. Т.е. — выдавала ли организация своим сотрудникам такие же займы, под какой процент, на какое время и т.п. Если нет, ФНС посмотрит как с этим обстоит дело у других коммерческих компаний в том же регионе, в том же сегменте. В общем постарается доказать, что вы заключили договор фиктивно, без очевидной выгоды для себя (т.е. организации) и с целью прикрыть возникший «провал» в подотчетных средствах.
Кстати, взаимозачет между подотчетом и договором займа не рекомендован по тем же причинам, что озвучены выше по выплате дивидендов.
Третий вариант — простить долг.
Понять, простить и отпустить. В общем-то все просто — заключаем договор о прощении долга. НДФЛ опять же рассчитываем и удерживаем, если есть из чего.
Однако стоит обратить внимание — прощение долга означает, что организация не получит значительных средств, которые могла бы направить, например, на погашение долгов перед поставщиками и покрытие иных обязательств. Прощать долг, находясь на грани банкротства — вообще «юридическое самоубийство» — такую сделку 100% будут рассматривать под лупой, как управляющий в период банкротства, так и заинтересованные кредиторы и опять же 100% будут добиваться ее отмены.
На самом деле законных способов решить вопрос с подотчетом намного больше. О них мы рассказываем на консультациях, записаться на которые можно любым удобным для вас способом.